Eine Gefährdungsbeurteilung erstellen Sie in sieben Schritten: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen, Gefährdungen ermitteln, Gefährdungen beurteilen, Maßnahmen festlegen, Maßnahmen durchführen, ihre Wirksamkeit prüfen und die Beurteilung fortschreiben. Diese Prozessschritte nennt die Leitlinie der Gemeinsamen Deutschen Arbeitsschutzstrategie (GDA), nach der Aufsichtsbehörden und Berufsgenossenschaften Ihre Gefährdungsbeurteilung prüfen. Das Ergebnis dokumentieren Sie nach § 6 ArbSchG.
Was eine Gefährdungsbeurteilung grundsätzlich ist, erklärt der Beitrag Was ist eine Gefährdungsbeurteilung?. Für wen die Pflicht gilt und was § 5 ArbSchG genau verlangt, steht im Beitrag Gefährdungsbeurteilung: Pflicht nach § 5 ArbSchG. Dieser Leitfaden zeigt das praktische Vorgehen.
Kurz gesagt
- Sieben Schritte: festlegen, ermitteln, beurteilen, Maßnahmen festlegen, durchführen, Wirksamkeit prüfen, fortschreiben. So steht es in der GDA-Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation.
- Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt beraten, Führungskräfte und Beschäftigte liefern das Wissen über die Arbeitsplätze.
- Maßnahmen nach dem STOP-Prinzip: technische und organisatorische Lösungen vor persönlicher Schutzausrüstung, jeweils mit Verantwortlichem und Frist.
- Dokumentiert wird schriftlich oder elektronisch: Ergebnis der Beurteilung, Maßnahmen, Ergebnis der Überprüfung und Datum. Das gilt auch für Kleinbetriebe.
- Eine feste Frist für die Aktualisierung gibt es im ArbSchG nicht. Sie müssen die Beurteilung anpassen, wenn sich Arbeitsbedingungen ändern oder ein Unfall passiert.
Wer an der Gefährdungsbeurteilung beteiligt wird
Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, in der GmbH also bei der Geschäftsführung. Nach § 13 Abs. 2 ArbSchG kann er zuverlässige und fachkundige Personen schriftlich beauftragen, Aufgaben in eigener Verantwortung wahrzunehmen, etwa Abteilungsleiter für ihren Bereich. Die Gesamtverantwortung und die Pflicht zur Kontrolle bleiben bei ihm.
Die GDA-Leitlinie erwartet, dass Zuständigkeiten festgelegt und die betrieblichen Akteure einbezogen sind:
| Wer | Rolle bei der Gefährdungsbeurteilung |
|---|---|
| Arbeitgeber, Geschäftsführung | Verantwortlich, stellt Zeit und Mittel bereit, gibt die Beurteilung und die Maßnahmen frei |
| Führungskräfte | Kennen Abläufe und Personal, setzen Maßnahmen in ihrem Bereich um |
| Fachkraft für Arbeitssicherheit | Berät bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen (§ 6 ASiG), moderiert den Prozess, bringt Vorschriften und Methoden ein |
| Betriebsarzt | Berät zu Gesundheitsschutz, Ergonomie und psychischer Belastung (§ 3 ASiG) |
| Beschäftigte | Kennen die tatsächlichen Arbeitsweisen, Beinaheunfälle und Belastungen |
| Betriebsrat, falls vorhanden | Bestimmt bei Regelungen zum Gesundheitsschutz mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG) |
| Sicherheitsbeauftragte | Unterstützen mit Hinweisen aus dem Arbeitsalltag |
Für einige Bereiche verlangen Verordnungen ausdrücklich eine fachkundige Person, etwa die Gefahrstoffverordnung, die Arbeitsstättenverordnung und die Lärm- und Vibrations-Arbeitsschutzverordnung. Fehlt Ihnen diese Fachkunde, ziehen Sie Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Betriebsarzt hinzu.
Schritt 1: Arbeitsbereiche und Tätigkeiten festlegen
Legen Sie zuerst fest, was Sie beurteilen. Nach § 5 Abs. 2 ArbSchG wird die Beurteilung je nach Art der Tätigkeiten vorgenommen. Bei gleichartigen Arbeitsbedingungen reicht die Beurteilung eines Arbeitsplatzes oder einer Tätigkeit.
In der Praxis kombinieren Sie drei Gliederungen:
- Nach Arbeitsbereichen: zum Beispiel Wareneingang, Kommissionierung, Versand, Verwaltung.
- Nach Arbeitsplätzen: zum Beispiel Packstation, Leitstand, Bildschirmarbeitsplatz.
- Nach Tätigkeiten, die bereichsübergreifend vorkommen: zum Beispiel Gabelstapler fahren, Wartung der Fördertechnik, Umgang mit Reinigungsmitteln.
So bewerten Sie den Staplerfahrer, der in Wareneingang und Versand arbeitet, einmal als Tätigkeit und übersehen trotzdem nicht die Besonderheiten der Packtische.
Denken Sie an Tätigkeiten außerhalb des Normalbetriebs. Die GDA-Leitlinie nennt ausdrücklich Wartung, Instandhaltung, Reparatur, Einrichten und Störungsbeseitigung. Berücksichtigen Sie außerdem besondere Personengruppen: Jugendliche, Schwangere und Stillende, Beschäftigte mit Behinderungen, Leiharbeitskräfte, Praktikanten, Berufsanfänger und Beschäftigte ohne ausreichende Deutschkenntnisse. Für Schwangere und Stillende gibt es eine eigene Vorlage zur Gefährdungsbeurteilung nach Mutterschutzgesetz. Fremdfirmen, die bei Ihnen arbeiten, gehören ebenfalls dazu.
Schritt 2: Gefährdungen ermitteln
Ermitteln Sie für jeden Bereich und jede Tätigkeit, welche Gefährdungen auftreten können. Eine Methode allein reicht selten. Bewährt hat sich die Kombination aus:
- Begehung: mit Checkliste durch Hallen, Lager und Büros, im Gespräch mit den Beschäftigten vor Ort. Hilfe bei der Vorbereitung bietet die Checkliste für die Sicherheitsbegehung.
- Befragung: Wer täglich an einer Maschine arbeitet, kennt ihre Tücken. Fragen Sie gezielt nach Beinaheunfällen, Umgehungen und Zeitdruck.
- Auswertung von Unterlagen: Unfallanzeigen, Verbandbuch, Betriebsanleitungen der Hersteller, Sicherheitsdatenblätter, Prüfprotokolle, frühere Beurteilungen.
Die 11 Gefährdungsfaktoren
Die GDA-Leitlinie gliedert die Gefährdungen in elf Faktoren. Gehen Sie sie für jede Tätigkeit durch:
| Nr. | Gefährdungsfaktor | Beispiele |
|---|---|---|
| 1 | Mechanische Gefährdungen | Bewegte Maschinenteile, Stolpern, Absturz, bewegte Transportmittel |
| 2 | Elektrische Gefährdungen | Elektrischer Schlag, Lichtbögen, elektrostatische Aufladung |
| 3 | Gefahrstoffe | Hautkontakt, Einatmen von Dämpfen und Stäuben, Verschlucken |
| 4 | Biologische Arbeitsstoffe | Infektion durch Bakterien, Viren, Pilze; sensibilisierende Wirkung |
| 5 | Brand- und Explosionsgefährdungen | Brennbare Flüssigkeiten, explosionsfähige Atmosphäre |
| 6 | Thermische Gefährdungen | Heiße oder kalte Oberflächen und Medien |
| 7 | Spezielle physikalische Einwirkungen | Lärm, Vibrationen, optische und ionisierende Strahlung, Über- und Unterdruck |
| 8 | Arbeitsumgebungsbedingungen | Klima, Beleuchtung, Flucht- und Verkehrswege, Bewegungsfläche |
| 9 | Physische Belastung | Heben und Tragen, Zwangshaltungen, häufig wiederholte Bewegungen |
| 10 | Psychische Faktoren | Arbeitsaufgabe, Arbeitsorganisation, soziale Bedingungen, Arbeitsumgebung |
| 11 | Sonstige Gefährdungen | Überfall, Tiere, Pflanzen |
Die Aufzählung ist nicht abschließend. Für Gefahrstoffe gelten zusätzlich die Vorgaben der Gefahrstoffverordnung, siehe Gefährdungsbeurteilung für Gefahrstoffe.
Psychische Belastung nicht vergessen
Seit 2013 nennt § 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG psychische Belastungen bei der Arbeit ausdrücklich als Gefährdung. Typische Fragen: Ist die Arbeitsmenge in der Arbeitszeit zu schaffen? Gibt es ständige Unterbrechungen? Wie ist das Verhältnis zu Vorgesetzten und Kollegen? Ein strukturierter Fragebogen hilft, siehe Fragebogen zu psychischen Belastungen.
Gefährdungen konkret beschreiben
„Maschine ist laut“ hilft bei der Beurteilung nicht weiter. Beschreiben Sie Gefährdung, Ort, betroffene Personen und Fakten:
- Gefährdung: Lärm, der das Gehör schädigen kann.
- Ort: Produktion, Stanze 3.
- Betroffene: Maschinenbediener in Früh- und Spätschicht.
- Fakten: Die Messung ergibt einen Tages-Lärmexpositionspegel von 87 dB(A). Der obere Auslösewert nach § 6 LärmVibrationsArbSchV liegt bei 85 dB(A), er ist also überschritten.
Schritt 3: Gefährdungen beurteilen
Im dritten Schritt entscheiden Sie, ob Handlungsbedarf besteht und wie dringend er ist. Das Arbeitsschutzgesetz schreibt keine Methode vor. Die GDA verlangt, dass die Bewertung plausibel und nachvollziehbar ist und das Ziel der Risikominimierung erkennen lässt.
Gibt es verbindliche Grenz- oder Auslösewerte, etwa für Lärm, Vibrationen oder Gefahrstoffe in der Luft, vergleichen Sie zuerst damit. Wo es keine gibt, hilft eine Risikomatrix aus Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß.
Eine einfache 3×3-Matrix:
| Schadensausmaß ↓ / Wahrscheinlichkeit → | Unwahrscheinlich (1) | Möglich (2) | Wahrscheinlich (3) |
|---|---|---|---|
| Gering (1): leichte Verletzung | Niedrig (1) | Niedrig (2) | Mittel (3) |
| Mittel (2): schwere, heilbare Verletzung | Niedrig (2) | Mittel (4) | Hoch (6) |
| Hoch (3): Tod, bleibender Schaden | Mittel (3) | Hoch (6) | Hoch (9) |
Legen Sie im Betrieb fest, was die Stufen bedeuten, zum Beispiel: hoch heißt sofort handeln, mittel heißt Maßnahme mit kurzer Frist, niedrig heißt beobachten oder mit einfachen Mitteln verbessern. Wichtig ist, dass alle Beteiligten dieselbe Skala gleich anwenden. Ein feiner abgestuftes Verfahren beschreibt der Beitrag Risikomatrix nach Nohl.
Beispiel: Bei der Wartung einer Lüftungsanlage auf dem Hallendach besteht Absturzgefahr aus 5 Metern Höhe, eine Absturzsicherung fehlt. Die Wartung findet zweimal im Jahr statt, die Wahrscheinlichkeit ist möglich (2). Ein Absturz aus dieser Höhe kann tödlich sein, das Schadensausmaß ist hoch (3). Ergebnis 6: hohes Risiko, sofort handeln.
Schritt 4: Maßnahmen festlegen
Nach § 4 ArbSchG sind Gefahren an ihrer Quelle zu bekämpfen, individuelle Schutzmaßnahmen sind nachrangig. Die GDA-Leitlinie verlangt, dass Sie diese Rangfolge nachvollziehbar anwenden und begründen, wenn Sie eine nachrangige Maßnahme wählen. In der Praxis heißt diese Rangfolge STOP-Prinzip:
- Substitution: Gefahrenquelle beseitigen oder ersetzen, etwa ein weniger gefährliches Reinigungsmittel.
- Technische Maßnahmen: Mensch und Gefahr trennen, etwa durch Schutzeinrichtung, Absaugung, Geländer.
- Organisatorische Maßnahmen: Abläufe ändern, Aufenthaltsdauer begrenzen, Zugang regeln, unterweisen.
- Persönliche Schutzausrüstung: erst wenn die oberen Stufen nicht ausreichen.
Im Dach-Beispiel ist Substitution nicht möglich, die Anlage muss gewartet werden. Technisch ist ein festes Geländer an der Dachkante die beste Lösung, weil es unabhängig vom Verhalten schützt. Organisatorisch kommen eine Betriebsanweisung für Dacharbeiten und eine Unterweisung dazu. Wo kein Geländer möglich ist, stellen Sie persönliche Schutzausrüstung gegen Absturz bereit und sorgen für ihre Benutzung. Mehr zu den Stufen im Beitrag STOP-Prinzip im Arbeitsschutz.
Jede Maßnahme braucht drei Angaben:
- Was genau zu tun ist,
- wer verantwortlich ist (Person oder Funktion),
- bis wann sie umgesetzt sein muss.
Die GDA-Leitlinie verlangt Fristen und Verantwortlichkeiten ausdrücklich, Aufsichtspersonen prüfen das bei der Betriebsbesichtigung. Aus der Beurteilung ergeben sich oft auch Inhalte für Betriebsanweisungen und für die Unterweisung nach § 12 ArbSchG.
Schritt 5: Maßnahmen durchführen
Die Umsetzung ist ein laufender Prozess. Führen Sie eine Maßnahmenliste, in der die Verantwortlichen den Stand eintragen. Verzögert sich eine Maßnahme, etwa wegen Lieferzeiten, passen Sie den Termin an und halten den Grund fest. Bis eine technische Lösung steht, brauchen Sie bei hohem Risiko eine Übergangsmaßnahme. Im Dach-Beispiel heißt das: keine Wartung ohne Absturzsicherung, bis das Geländer montiert ist.
Schritt 6: Wirksamkeit prüfen
Nach § 3 Abs. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit überprüfen und erforderlichenfalls anpassen. Eine umgesetzte Maßnahme ist nicht automatisch eine wirksame. Die GDA-Leitlinie nennt drei Prüffragen:
- Wurde die Maßnahme termingerecht von der verantwortlichen Person umgesetzt?
- Ist die Gefährdung beseitigt oder hinreichend reduziert?
- Sind durch die Maßnahme neue Gefährdungen entstanden?
Geeignete Methoden sind Beobachtung am Arbeitsplatz, Gespräche mit den Beschäftigten, Messungen vorher und nachher, etwa bei Lärm oder Gefahrstoffen, und die Auswertung von Unfällen und Beinaheunfällen. Halten Sie das Ergebnis fest. Ist eine Maßnahme nicht wirksam, beginnt der Kreislauf für diese Gefährdung bei Schritt 3.
Schritt 7: Gefährdungsbeurteilung fortschreiben
Eine Gefährdungsbeurteilung ist nie abgeschlossen. Aktualisieren Sie sie insbesondere bei:
- Anschaffung neuer Maschinen, Geräte oder Arbeitsmittel,
- Einführung neuer Arbeitsstoffe oder Arbeitsverfahren,
- Änderungen der Arbeitsstätte, der Arbeitszeit, der Arbeitsorganisation oder des Arbeitsablaufs,
- Arbeitsunfällen, Beinaheunfällen und Berufskrankheiten,
- neuen Erkenntnissen, geändertem Stand der Technik oder geänderten Vorschriften,
- dem Ergebnis, dass Maßnahmen nicht wirksam oder nicht ausreichend sind.
Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine feste Frist. Einzelne Verordnungen verlangen eine regelmäßige Überprüfung, etwa § 3 Abs. 7 BetrSichV für Arbeitsmittel. Viele Betriebe legen intern einen festen Rhythmus fest, zum Beispiel eine jährliche Durchsicht. Das ist sinnvoll, ersetzt aber nicht die Aktualisierung bei einem konkreten Anlass.
Dokumentation nach § 6 ArbSchG
Nach § 6 Abs. 1 ArbSchG muss der Arbeitgeber über Unterlagen verfügen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung ersichtlich sind. Seit der Gesetzesänderung von 2013 gilt das auch für Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten.
Die GDA-Leitlinie nennt als Mindestinhalt:
- Ergebnis der Beurteilung der Gefährdungen,
- konkrete Arbeitsschutzmaßnahmen mit Terminen und Verantwortlichen,
- Durchführung der Maßnahmen und Überprüfung der Wirksamkeit,
- Datum der Erstellung oder Aktualisierung.
Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Papier, Excel, Formblätter, Checklisten oder Software sind zulässig, solange die Inhalte vollständig sind. Gleichartige Arbeitsplätze und Tätigkeiten dürfen Sie zusammenfassen. Spezielle Vorschriften wie Gefahrstoff-, Biostoff- oder Betriebssicherheitsverordnung stellen zusätzliche Anforderungen. Bei wechselnden Einsatzorten, etwa auf Baustellen, sollte die Dokumentation auch vor Ort verfügbar sein.
Eine Vorlage spart Zeit beim Aufbau. Eine Übersicht nach Branchen finden Sie im Beitrag Gefährdungsbeurteilung: Vorlagen kostenlos. Direkt online ausfüllen können Sie Branchenvorlagen unter Gefährdungsbeurteilung kostenlos erstellen. Ob Excel oder eine Software besser passt, vergleicht der Beitrag Gefährdungsbeurteilung: Excel oder KI-Tool.
Häufige Fehler
- Zu allgemein: „Büro allgemein“ reicht nicht. Beurteilen Sie konkrete Tätigkeiten wie Bildschirmarbeit, Telefonarbeit oder Archivarbeit mit Leitern.
- Nur Normalbetrieb betrachtet: Wartung, Reinigung und Störungsbeseitigung fehlen, obwohl die GDA-Leitlinie sie ausdrücklich verlangt.
- Psychische Belastung fehlt: Sie ist seit 2013 ausdrücklich Teil der Gefährdungsbeurteilung.
- Vorlage unverändert übernommen: Eine Branchenvorlage ist ein Ausgangspunkt. Ohne Abgleich mit Ihren Arbeitsplätzen bildet sie Ihren Betrieb nicht ab.
- Maßnahmen ohne Verantwortlichen und Frist: Dann werden sie selten umgesetzt.
- Persönliche Schutzausrüstung als erste Wahl: Die Rangfolge nach § 4 ArbSchG verlangt zuerst technische und organisatorische Lösungen.
- Keine Wirksamkeitskontrolle und keine Fortschreibung: Eine Beurteilung, die seit Jahren nicht angefasst wurde, spiegelt den Betrieb meist nicht mehr wider.
Häufige Fragen
Wer muss die Gefährdungsbeurteilung erstellen?
Verantwortlich ist der Arbeitgeber. Er kann Aufgaben nach § 13 Abs. 2 ArbSchG schriftlich an fachkundige Personen übertragen und sich von Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt beraten lassen. Wer im Betrieb wofür haftet, beschreibt der Beitrag Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.
Muss die Gefährdungsbeurteilung schriftlich vorliegen?
Sie muss dokumentiert sein, nach § 6 ArbSchG. Das kann auf Papier oder elektronisch geschehen. Aus den Unterlagen müssen Ergebnis, Maßnahmen und das Ergebnis der Überprüfung hervorgehen.
Wie oft muss die Gefährdungsbeurteilung aktualisiert werden?
Das Arbeitsschutzgesetz nennt keine feste Frist. Sie müssen sie anpassen, wenn sich Arbeitsbedingungen ändern, nach Unfällen oder wenn Maßnahmen nicht wirken. Ein interner Rhythmus, etwa eine jährliche Durchsicht, hilft, nichts zu übersehen.
Was droht, wenn keine Gefährdungsbeurteilung vorliegt?
Die Aufsichtsbehörde kann die Gefährdungsbeurteilung anordnen. Wer als Arbeitgeber einer vollziehbaren Anordnung nicht nachkommt, handelt nach § 25 ArbSchG ordnungswidrig. Die Geldbuße kann bis zu 30.000 Euro betragen. Nach einem Unfall können zivil- und strafrechtliche Folgen sowie ein Regress der Berufsgenossenschaft hinzukommen. Einzelheiten zu den rechtlichen Folgen stehen im oben verlinkten Beitrag zur Pflicht nach § 5 ArbSchG.
Brauchen auch kleine Betriebe eine Gefährdungsbeurteilung?
Ja. Die Pflicht gilt ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von der Betriebsgröße. Viele Berufsgenossenschaften bieten für kleine Betriebe branchenspezifische Hilfen an.
Darf ich eine fertige Vorlage verwenden?
Ja. Vorlagen der Berufsgenossenschaften oder anderer Anbieter sind ein guter Start. Sie müssen sie aber an Ihre Arbeitsplätze, Arbeitsmittel und Beschäftigten anpassen und die Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen ergänzen.
Quellen
- GDA – Leitlinie Gefährdungsbeurteilung und Dokumentation (Stand 05.12.2025)
- BAuA – Handbuch Gefährdungsbeurteilung: Prozessschritte der Gefährdungsbeurteilung
- § 3 ArbSchG, § 4 ArbSchG, § 5 ArbSchG, § 6 ArbSchG, § 12 ArbSchG, § 13 ArbSchG und § 25 ArbSchG
- § 3 ASiG und § 6 ASiG
- § 87 BetrVG
- § 6 LärmVibrationsArbSchV
- § 3 BetrSichV
