Unterweisung im Arbeitsschutz: Pflichten, Fristen und Vorlage

Sie müssen Ihre Beschäftigten vor Aufnahme der Tätigkeit, bei jeder wesentlichen Änderung und danach mindestens einmal jährlich unterweisen, Jugendliche mindestens halbjährlich. Die Inhalte leiten Sie aus der Gefährdungsbeurteilung ab, und jede Unterweisung muss dokumentiert werden. Eine gute Vorlage sorgt dafür, dass Inhalt und Nachweis jedes Mal vollständig sind.

Kurz gesagt

• Rechtsgrundlage ist § 12 ArbSchG, konkretisiert durch § 4 DGUV Vorschrift 1: Unterweisung bei Bedarf wiederholen, mindestens aber einmal jährlich, und dokumentieren.
• Jugendliche unter 18 Jahren müssen nach § 29 JArbSchG mindestens halbjährlich unterwiesen werden.
• Anlassbezogen unterweisen Sie zusätzlich bei Einstellung, Versetzung, neuen Arbeitsmitteln, neuen Verfahren und nach Unfällen, jeweils vor Aufnahme der Tätigkeit.
• Die Inhalte kommen aus der Gefährdungsbeurteilung, nicht aus allgemeinen Foliensätzen. Gefährdung, Schutzmaßnahme und Verhaltensregel gehören zusammen.
• Der Nachweis enthält mindestens Datum, Inhalte, Unterweisende und Teilnehmende mit Unterschrift. Bei Gefahrstoffen ist die Unterschrift nach § 14 GefStoffV ausdrücklich vorgeschrieben.

Wie oft muss unterwiesen werden?

§ 12 ArbSchG verlangt, dass der Arbeitgeber die Beschäftigten „ausreichend und angemessen“ unterweist, und zwar während der Arbeitszeit. Die Unterweisung muss an die Gefährdungsentwicklung angepasst sein und „erforderlichenfalls regelmäßig wiederholt werden“. Eine feste Jahresfrist nennt das Gesetz selbst nicht. Die kommt aus dem Regelwerk der Unfallversicherungsträger und aus Spezialvorschriften:

Die Jahresfrist ist eine Obergrenze. Ergibt Ihre Gefährdungsbeurteilung kürzere Intervalle, etwa bei hoher Fluktuation oder gefährlichen Tätigkeiten, gelten diese. Für persönliche Schutzausrüstung gegen tödliche Gefahren oder bleibende Gesundheitsschäden, zum Beispiel PSA gegen Absturz, verlangt § 31 DGUV Vorschrift 1 zusätzlich Unterweisungen mit praktischen Übungen.

Dass Unterweisungen in der Praxis oft fehlen, zeigt das DGUV-Barometer Arbeitswelt 2025: 20 Prozent der befragten Beschäftigten gaben an, nicht regelmäßig über Gefahren für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit unterwiesen zu werden.

Was in die Vorlage gehört

Eine Unterweisungsvorlage besteht aus zwei Teilen: den formalen Angaben, die den Nachweis tragen, und den Inhalten, die sich je Arbeitsplatz unterscheiden.

Formale Angaben

• Thema der Unterweisung: konkret, zum Beispiel „Jährliche Unterweisung Gabelstapler, Lager Halle 2“ statt „Sicherheitsschulung“.
• Anlass: Erstunterweisung, jährliche Wiederholung, Versetzung, neues Arbeitsmittel, nach Unfall.
• Datum, Dauer und Ort.
• Name und Funktion der unterweisenden Person.
• Teilnehmende mit Vor- und Nachnamen, Abteilung oder Tätigkeit.
• Unterschriften der Teilnehmenden und der unterweisenden Person.
• Verwendete Unterlagen: Betriebsanweisungen, Gefährdungsbeurteilung, Betriebsanleitungen.

Inhalte aus der Gefährdungsbeurteilung

Die Inhalte leiten Sie aus der Gefährdungsbeurteilung ab. Dort haben Sie die Gefährdungen je Tätigkeit ermittelt und Schutzmaßnahmen festgelegt. Die Unterweisung übersetzt sie in konkrete Verhaltensregeln. § 4 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1 verlangt außerdem, dass Sie die für den Arbeitsbereich relevanten Inhalte der Unfallverhütungsvorschriften und Regeln „in verständlicher Weise“ vermitteln.

Beispiel CNC-Fräse in der Metallverarbeitung:

Wer den Bezug zur konkreten Gefährdung kennt, versteht, warum eine Regel gilt, und hält sie eher ein. Wenn Ihnen noch keine aktuelle Gefährdungsbeurteilung vorliegt, können Sie eine Gefährdungsbeurteilung kostenlos erstellen und daraus die Unterweisungsinhalte ableiten.

Übergreifende Themen

Einige Themen betreffen fast alle Beschäftigten und lassen sich als feste Bausteine vorbereiten:

• Verhalten im Notfall: Flucht- und Rettungswege, Sammelplatz, Notruf, Standort von Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Material, Ersthelfende.
• Unfallmeldung: Nach § 28 Abs. 2 DGUV Vorschrift 1 müssen Versicherte jeden Unfall unverzüglich der zuständigen betrieblichen Stelle melden. Wie es danach weitergeht, steht im Beitrag zur Meldepflicht bei Arbeitsunfällen.
• Gefahrstoffe: auch Reinigungsmittel im Büro. Grundlage sind die Betriebsanweisungen, siehe Was ist eine Betriebsanweisung?.
• Ergonomie und psychische Belastung: Einstellung von Stuhl, Tisch und Bildschirm, Pausenregelungen, Ansprechpersonen.

Baukasten statt Einheitsvorlage

Die formalen Angaben bleiben gleich, die Inhaltsmodule wechseln je Zielgruppe:

• Büro: Bildschirmarbeitsplatz, Stolperstellen, Brandschutz und Evakuierung, psychische Belastung.
• Baustelle: Absturzsicherung an Gerüsten, Leitern und mit PSA gegen Absturz, Abstände zu Baumaschinen, Verständigung mit dem Kranführer, Zementstaub und Lösemittel, Erste Hilfe.
• Lager: Flurförderzeuge, Verkehrswege, Regale, Lastaufnahme.

Unterweisen Sie mündlich und am Arbeitsplatz, wo es möglich ist, und zeigen Sie Handgriffe vor. Lassen Sie Fragen zu und prüfen Sie kurz, ob die Inhalte verstanden wurden. Bei Beschäftigten mit geringen Deutschkenntnissen gehört die Unterweisung in eine Sprache, die sie verstehen. § 14 GefStoffV verlangt das für Gefahrstoffe ausdrücklich.

Für neue Beschäftigte ist die Erstunterweisung Teil der Einarbeitung. Eine Checkliste dafür finden Sie im Beitrag zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Der Unterweisungsnachweis: was Sie dokumentieren müssen

§ 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1 schreibt vor, dass die Unterweisung dokumentiert wird. Eine bestimmte Form legt die Vorschrift nicht fest. Für Tätigkeiten mit Gefahrstoffen ist § 14 Abs. 2 GefStoffV strenger: Inhalt und Zeitpunkt sind schriftlich festzuhalten und von den Unterwiesenen durch Unterschrift zu bestätigen.

Ein belastbarer Nachweis enthält:

1. Datum und, falls sinnvoll, Dauer der Unterweisung
2. Anlass (Erstunterweisung, Wiederholung, Änderung, Unfall)
3. Inhalte in Stichpunkten, mit Verweis auf die verwendete Betriebsanweisung oder Gefährdungsbeurteilung
4. Name und Funktion der unterweisenden Person mit Unterschrift
5. Namen der Teilnehmenden mit Unterschrift als Bestätigung der Teilnahme
6. bei praktischen Übungen (zum Beispiel PSA gegen Absturz) einen Vermerk, dass und was geübt wurde

Ein Nachweis mit „Jahresunterweisung erfolgt“ und einer Unterschriftenliste reicht im Streitfall oft nicht, weil daraus nicht hervorgeht, worüber unterwiesen wurde.

Papier oder digital?

Beides ist zulässig, solange der Nachweis vollständig, den Personen eindeutig zuzuordnen und nachträglich nicht unbemerkt veränderbar ist. Wo eine Unterschrift vorgeschrieben ist, wie bei Gefahrstoffen, sollte die digitale Lösung eine echte Unterschrift der unterwiesenen Person erfassen. Klären Sie im Zweifel mit Ihrer Berufsgenossenschaft, welche Form sie akzeptiert.

Wie lange aufbewahren?

Eine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Unterweisungsnachweise gibt es nicht. Bewahren Sie die Nachweise mindestens bis zur nächsten Wiederholungsunterweisung auf, in der Praxis meist mehrere Jahre. Nach einem Unfall kann der Nachweis noch lange danach gebraucht werden, etwa im Regressverfahren der Berufsgenossenschaft. Spezialvorschriften können längere Fristen vorsehen.

Typische Fehler

1. Unvollständige Angaben: fehlende Unterschriften, kein Datum, Inhalt nur als „Jahresunterweisung“.
2. Keine Wiederholung: Die Erstunterweisung ist dokumentiert, die jährliche Wiederholung fehlt.
3. Anlass verpasst: Neue Maschine oder Unfall ohne zusätzliche Unterweisung.
4. Leiharbeitskräfte vergessen: Die Unterweisungspflicht liegt beim Entleiher, nicht beim Verleiher.
5. Verstreute Ablage: Nachweise liegen in verschiedenen Abteilungen und sind bei einer Prüfung nicht auffindbar.

Häufige Fragen

Wer darf eine Unterweisung durchführen?

Verantwortlich bleibt der Arbeitgeber. Er kann die Durchführung schriftlich auf fachkundige Personen übertragen, meist die direkten Vorgesetzten, weil sie Arbeitsplätze und Abläufe kennen. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Betriebsarzt unterstützen bei Planung und Inhalten. Wie die Übertragung rechtssicher gelingt, steht im Beitrag zur Übertragung von Unternehmerpflichten.

Steht die jährliche Unterweisung im Arbeitsschutzgesetz?

Nein. § 12 ArbSchG verlangt eine regelmäßige Wiederholung „erforderlichenfalls“. Die Mindestfrist von einem Jahr steht in § 4 Abs. 1 DGUV Vorschrift 1, für Gefahrstoffe zusätzlich in § 14 Abs. 2 GefStoffV. Für Jugendliche gilt nach § 29 JArbSchG mindestens halbjährlich.

Reicht eine E-Learning-Unterweisung?

Digitale Formate können die Unterweisung unterstützen. Die arbeitsplatzbezogenen Inhalte und die Möglichkeit, Fragen zu stellen, müssen aber gewährleistet sein. Bei Gefahrstoffen verlangt § 14 GefStoffV eine mündliche, arbeitsplatzbezogene Unterweisung, für PSA gegen tödliche Gefahren § 31 DGUV Vorschrift 1 praktische Übungen.

Was droht bei fehlender Unterweisung?

Die Aufsichtsbehörde kann die Unterweisung im Einzelfall anordnen (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Wer einer vollziehbaren Anordnung zuwiderhandelt, begeht eine Ordnungswidrigkeit (§ 25 ArbSchG). Nach einem Unfall prüfen Berufsgenossenschaft und gegebenenfalls Staatsanwaltschaft, ob ordnungsgemäß unterwiesen wurde. Fehlt der Nachweis, drohen Regressforderungen und der Vorwurf des Organisationsverschuldens. Mehr dazu im Beitrag Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.

Quellen

• § 12 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG): Unterweisung
• § 29 Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG): Unterweisung über Gefahren
• § 14 Gefahrstoffverordnung (GefStoffV): Unterrichtung und Unterweisung der Beschäftigten
• DGUV Vorschrift 1: Grundsätze der Prävention (§§ 4, 28, 31)
• DGUV-Barometer Arbeitswelt 2025 (Arbeit & Gesundheit)