Für die Gefährdungsbeurteilung gibt es vier Arten kostenloser Lösungen: GEDOKU, das Programm der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG), die Online-Tools anderer Berufsgenossenschaften, kostenlose Vorlagen für Word oder Excel und die Gratis-Pläne kommerzieller Software. Rechtlich reicht jede davon, solange die Dokumentation die Anforderungen von § 6 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) erfüllt. Die Unterschiede liegen im Aufwand: wie gut Kataloge zu Ihrer Branche passen, wie Sie Maßnahmen nachverfolgen und ob mehrere Personen gemeinsam arbeiten können.
Kurz gesagt
- Das Gesetz schreibt keine Software vor. Nach § 6 ArbSchG müssen aus der Dokumentation das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Die Form ist frei.
- GEDOKU (VBG) ist kostenlos und fachlich gut, läuft aber als Windows-Programm auf dem eigenen Rechner oder im eigenen Netzwerk.
- Die Online-Tools der Berufsgenossenschaften sind für Mitglieder kostenlos und auf die Branche zugeschnitten. Fragen Sie zuerst bei Ihrer eigenen BG nach.
- Vorlagen sind der schnellste Einstieg. Maßnahmen, Fristen und Aktualisierungen pflegen Sie dann von Hand.
- Gratis-Pläne von Software-Anbietern sind meist begrenzt. Prüfen Sie vorher, was nach Erreichen der Grenze mit Ihren Daten passiert.
Was eine Lösung rechtlich leisten muss
Nach § 5 ArbSchG muss jeder Arbeitgeber die Gefährdungen bei der Arbeit beurteilen, ab dem ersten Beschäftigten. § 6 ArbSchG verlangt, dass er das Ergebnis dokumentiert: die Gefährdungen, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung. Ein bestimmtes Format, eine Software oder eine „revisionssichere“ Ablage schreibt das Gesetz nicht vor. Eine sorgfältig geführte Excel-Datei kann die Anforderungen ebenso erfüllen wie ein Programm.
Wichtig ist, dass die Dokumentation vollständig und aktuell ist. In der Praxis heißt das: Jede Beurteilung ist datiert, jede Maßnahme hat eine verantwortliche Person und eine Frist, und Sie halten fest, ob die Maßnahme gewirkt hat. Wie verbreitet die Gefährdungsbeurteilung inzwischen ist, zeigt die GDA-Betriebsbefragung 2023/24: Rund 68 Prozent der Betriebe führen eine durch, 2015 waren es 52 Prozent.
Was zu einer vollständigen Beurteilung gehört, beschreiben die Beiträge Was ist eine Gefährdungsbeurteilung? und Gefährdungsbeurteilung erstellen: Schritt für Schritt.
Die vier kostenlosen Optionen im Überblick
| GEDOKU (VBG) | Online-Tools der BGs | Vorlagen (Word, Excel) | Gratis-Plan einer Software (Beispiel AMS-Pro) | |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos für Mitglieder | Kostenlos | Kostenlos für das erste Unternehmen |
| Zugriff | Windows, lokal oder im eigenen Netzwerk | Browser, meist über Mitgliederportal | Dateien | Browser |
| Gefährdungskataloge | Basis-, Themen- und Branchenkataloge | Musterbetriebe der jeweiligen BG | Je nach Vorlage | Vorlagenbibliothek und KI-Vorschläge |
| Maßnahmen nachverfolgen | Ja, mit Terminen | Je nach Tool | Von Hand | Ja, Maßnahmenverwaltung |
| Betriebsanweisungen, Gefahrstoffe | Auf der VBG-Seite nicht genannt | Meist separat | Von Hand | Betriebsanweisungen, Gefahrstoff- und Betriebsmittelverzeichnis |
| Grenze | Windows-Installation | Nur für Mitglieder der jeweiligen BG | Kein Abgleich, keine Fristen | Bis zu 10 Beurteilungen und Betriebsanweisungen |
Angaben zu GEDOKU laut VBG, Stand Oktober 2026.
1. GEDOKU der VBG
GEDOKU ist ein datenbankbasiertes Programm für Planung, Durchführung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Laut VBG ist die Nutzung kostenfrei. Es gibt eine Einzelplatzversion für Windows und eine Netzwerkversion, die Daten bleiben auf Ihrem System. GEDOKU bringt Basis-, Themen- und Branchenkataloge mit, verwaltet Maßnahmen und Termine und bietet seit Version 2.5 optional KI-Funktionen, die Texte für Gefährdungen und Maßnahmen formulieren. Einen ausführlichen Vergleich finden Sie im Beitrag GEDOKU, BG-Tool oder Software?.
Passt gut, wenn eine Person die Gefährdungsbeurteilung an einem Windows-Rechner führt und der Betrieb wenige, gleichartige Arbeitsbereiche hat.
2. Online-Tools der Berufsgenossenschaften
Mehrere Unfallversicherungsträger bieten ihren Mitgliedern kostenlose Online-Werkzeuge an, etwa die BGHM, die BGHW oder die BGW. Sie arbeiten meist mit Musterbetrieben und anpassbaren Gefährdungen, die Anmeldung läuft über das Mitgliederportal. Der Vorteil: Die Inhalte sind auf Ihre Branche zugeschnitten.
Passt gut, wenn Ihre Berufsgenossenschaft ein solches Tool anbietet und Ihre Tätigkeiten darin gut abgedeckt sind.
3. Kostenlose Vorlagen
Viele Berufsgenossenschaften veröffentlichen Handlungshilfen und Checklisten, dazu kommen Vorlagen nach Branche, zum Beispiel unsere kostenlosen Gefährdungsbeurteilungs-Vorlagen für Büro, Handwerk oder Einzelhandel. Vorlagen sind schnell ausgefüllt. Fristen, offene Maßnahmen und neue Versionen behalten Sie aber selbst im Blick, und die Inhalte müssen Sie an Ihren Betrieb anpassen. Wann Excel an Grenzen stößt, beschreibt der Beitrag Gefährdungsbeurteilung: Excel oder KI-Tool?.
Passt gut, wenn Sie einen kleinen Betrieb mit überschaubaren Tätigkeiten haben und die Dokumentation von einer Person gepflegt wird.
4. Kostenloser Plan einer Software für Gefährdungsbeurteilungen
Einige Anbieter haben einen dauerhaft kostenlosen Einstiegsplan. Bei AMS-Pro umfasst er für das erste Unternehmen:
- bis zu 10 Gefährdungsbeurteilungen und Betriebsanweisungen, KI-Erstellung inklusive
- Betriebsmittel- und Gefahrstoffverzeichnis, Maßnahmenverwaltung und Dokumentenverwaltung
- Export als PDF; Word und Excel gibt es im Premium-Plan
Ist die Grenze erreicht, bleiben alle Dokumente lesbar und exportierbar. Neue Beurteilungen erfordern dann Premium für 49 Euro im Monat. Kostenpflichtig wird nichts automatisch. Einzelheiten stehen auf der Seite Preise.
Passt gut, wenn Sie ohne Installation arbeiten und Betriebsanweisungen und Gefahrstoffverzeichnis zusammen mit der Gefährdungsbeurteilung führen möchten. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, wie viele Dokumente und Betriebe der Gratis-Plan umfasst.
Wo kostenlose Lösungen an Grenzen stoßen
- Mehrere Bearbeiter: Arbeiten Führungskräfte, Sicherheitsbeauftragte und eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit mit, werden Dateien und lokale Programme schnell unübersichtlich.
- Viele Maßnahmen: Wer Dutzende Maßnahmen mit Fristen nachhalten muss, braucht eine Übersicht über offene und überfällige Punkte.
- Gefahrstoffe und Arbeitsmittel: Betriebsanweisungen, Gefahrstoffverzeichnis und Gefährdungsbeurteilung sollten zusammenpassen. In getrennten Dateien laufen sie leicht auseinander.
- Aktualität der Inhalte: Vorschriften ändern sich, etwa die DGUV Vorschrift 2. Bei Vorlagen und Katalogen liegt es an Ihnen, ob die Inhalte noch dem aktuellen Stand entsprechen.
- Mehrere Standorte oder Betriebe: Gratis-Pläne gelten oft nur für einen Betrieb oder eine begrenzte Zahl von Dokumenten.
Checkliste für die Auswahl
- Deckt das Tool Ihre Branche ab? Prüfen Sie Kataloge oder Vorlagen mit einer typischen Tätigkeit aus Ihrem Betrieb.
- Wer arbeitet mit? Eine Person an einem Rechner oder mehrere Personen an verschiedenen Orten?
- Lassen sich Maßnahmen mit Verantwortlichen und Fristen erfassen?
- Gehören Gefahrstoffe und Betriebsanweisungen dazu?
- Was passiert an der Grenze des Gratis-Plans? Bleiben die Daten lesbar und exportierbar?
- Welche Exportformate gibt es? PDF für die Ablage, Word oder Excel für die Weiterbearbeitung?
- Wo liegen die Daten? Auf Ihrem eigenen System, bei der Berufsgenossenschaft oder bei einem Anbieter in der EU? Bei einem Anbieter brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Welche Option zu welchem Betrieb passt
| Betrieb | Naheliegende Wahl |
|---|---|
| Kleinbetrieb, ein Standort, wenige gleichartige Tätigkeiten | Vorlage oder BG-Tool, bei Windows-Rechner auch GEDOKU |
| Betrieb ab etwa 20 Beschäftigten mit mehreren Arbeitsbereichen | BG-Tool, GEDOKU-Netzwerkversion oder Software, je nachdem, wie viele Personen mitarbeiten |
| Betrieb mit vielen Gefahrstoffen oder Arbeitsmitteln | Software, die Gefahrstoffverzeichnis und Betriebsanweisungen mit der GBU verbindet |
| Externe Fachkraft für Arbeitssicherheit mit mehreren Kunden | Software mit getrennten Bereichen je Kunde, siehe Software für externe Fachkräfte |
Einen Vergleich kostenpflichtiger Lösungen finden Sie im Beitrag Software für Arbeitssicherheit.
Häufige Fragen
Ist eine Gefährdungsbeurteilung in Excel rechtlich zulässig?
Ja. § 6 ArbSchG schreibt keine Form vor. Entscheidend ist, dass Ergebnis, Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung dokumentiert sind und die Dokumentation aktuell gehalten wird.
Ist GEDOKU wirklich kostenlos?
Laut den Nutzungsbedingungen der VBG ist die Nutzung kostenfrei, eine VBG-Mitgliedschaft wird dort nicht als Voraussetzung genannt. GEDOKU läuft unter Windows ab Version 8 (64 Bit).
Muss ein kleiner Betrieb überhaupt eine Gefährdungsbeurteilung dokumentieren?
Ja. Die Pflichten nach § 5 und § 6 ArbSchG gelten ab dem ersten Beschäftigten, unabhängig von der Betriebsgröße.