Wer nach Software für die Gefährdungsbeurteilung sucht, stößt schnell auf GEDOKU, das kostenlose Programm der Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG). Seit Version 2.5 bietet GEDOKU optionale KI-Funktionen. Dazu kommen die Online-Tools anderer Berufsgenossenschaften. Dieser Artikel vergleicht ehrlich, wann ein BG-Angebot reicht und wann sich eine Software lohnt, vor allem für Betriebe ab 20 Beschäftigten.
Kurz gesagt
- GEDOKU ist fachlich gut und kostenlos. Es bringt Gefährdungs- und Maßnahmenkataloge mit und führt strukturiert durch die Gefährdungsbeurteilung.
- GEDOKU ist eine Offline-Anwendung für Windows, die lokal oder im eigenen Netzwerk installiert wird. Eine Browser- oder Mac-Version nennt die VBG nicht.
- Für einen Betrieb mit wenigen Arbeitsbereichen und einem Windows-Arbeitsplatz reicht GEDOKU oft aus.
- Software lohnt sich, wenn mehrere Personen von verschiedenen Orten arbeiten, eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit mitarbeitet oder Betriebsanweisungen, Gefahrstoff- und Betriebsmittelverzeichnis mit der Gefährdungsbeurteilung verbunden sein sollen.
Was ist GEDOKU?
GEDOKU ist ein datenbankbasiertes Programm der VBG für Planung, Durchführung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung. Laut VBG ist die Nutzung kostenfrei. Die wichtigsten Eigenschaften:
- Installation: Einzelplatzversion für Windows (ab Windows 8, 64 Bit) oder Netzwerkversion mit Microsoft SQL Server. Die Daten bleiben auf dem eigenen System.
- Kataloge: Basiskataloge (zum Beispiel Arbeitsschutzorganisation, Büro- und Bildschirmarbeit, Transport und Verkehr), Themenkataloge (zum Beispiel Gefahrstoffe) und Branchenkataloge. Kataloge lassen sich anpassen und ergänzen.
- Funktionen: Unternehmensstruktur abbilden, Arbeitsbereiche beurteilen, Maßnahmen beschreiben, Termine verwalten, Gefährdungsbeurteilung drucken, Import und Export.
- KI (seit Version 2.5, optional): formuliert Texte für Gefährdungen und Maßnahmen auf Basis der GEDOKU-Kataloge und großer Teile des staatlichen und DGUV-Regelwerks und bietet eine KI-gestützte Suche.
Weitere kostenlose Angebote der Berufsgenossenschaften
Auch andere Unfallversicherungsträger bieten kostenlose Online-Werkzeuge an, etwa die BGHM, die BGHW oder die BGW. Sie arbeiten meist mit Musterbetrieben und anpassbaren Gefährdungen und setzen eine Registrierung im Mitgliederportal voraus. Prüfen Sie zuerst, was Ihre eigene Berufsgenossenschaft anbietet: Die Inhalte sind dann auf Ihre Branche zugeschnitten.
Warum ab 20 Beschäftigten mehr dazukommt
Mit der Neufassung der DGUV Vorschrift 2 gilt bei vielen Berufsgenossenschaften: Betriebe mit mehr als 20 Beschäftigten fallen unter die Regelbetreuung mit Grundbetreuung und betriebsspezifischer Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die Gefährdungsbeurteilung wird damit zur gemeinsamen Arbeitsgrundlage mehrerer Personen. Gleichzeitig steigen meist die Zahl der Arbeitsbereiche, der Gefahrstoffe, der Unterweisungen und der Maßnahmen, die nachverfolgt werden müssen.
GEDOKU, BG-Online-Tool, Excel oder Software: der Vergleich
| GEDOKU (VBG) | BG-Online-Tools | Excel und Word | AMS-Pro | |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos für Mitglieder | Vorhandene Lizenzen | Kostenlos für das erste Unternehmen (bis 10 Dokumente), Premium 49 €/Monat |
| Zugriff | Windows, lokal oder im eigenen Netzwerk | Browser, Mitgliederportal | Dateien | Browser, ohne Installation |
| Gefährdungskataloge und Vorlagen | Ja, Basis-, Themen- und Branchenkataloge | Ja, Musterbetriebe der jeweiligen BG | Nein | Ja, fachlich geprüfte Vorlagenbibliothek |
| KI | Optional, formuliert Texte und unterstützt die Suche | Je nach BG | Nein | Entwurf der gesamten GBU aus einer Tätigkeitsbeschreibung, KI-Assistent im Workspace |
| Maßnahmen und Termine | Ja | Je nach Tool | Von Hand | Ja, mit Verantwortlichen, Fristen und Kanban-Übersicht |
| Betriebsanweisungen | Auf der VBG-Seite nicht genannt | Meist separat | Von Hand | Ja, aus GBU und Verzeichnissen |
| Gefahrstoff- und Betriebsmittelverzeichnis | Auf der VBG-Seite nicht genannt | Meist separat | Von Hand | Ja |
| Zusammenarbeit mit externer SiFa | Über Netzwerkinstallation oder Dateiaustausch | Je nach Tool | Dateiaustausch | Gemeinsamer Zugriff im Browser |
| Wo die Daten liegen | Auf Ihrem eigenen System | Bei der BG | Auf Ihrem eigenen System | EU-Server (Frankfurt) |
Angaben zu GEDOKU laut VBG, Stand 8. Oktober 2026. Weitere kostenlose Alternativen stellt der Beitrag Kostenlose Software für die Gefährdungsbeurteilung vor.
Wann GEDOKU oder ein BG-Tool reicht
- Ein Standort, wenige und gleichartige Arbeitsbereiche.
- Eine Person führt die Gefährdungsbeurteilung, und sie arbeitet an einem Windows-Rechner.
- Betriebsanweisungen und Gefahrstoffverzeichnis führen Sie bereits anderswo, oder sie spielen kaum eine Rolle.
- Ihre Branche ist in den Katalogen gut abgedeckt.
Wer bisher mit Tabellen arbeitet, findet im Vergleich Excel oder KI-Tool die Vor- und Nachteile dieser Variante.
Wann sich Software lohnt
- Mehrere Personen arbeiten mit: Führungskräfte, Sicherheitsbeauftragte, eine externe Fachkraft für Arbeitssicherheit.
- Mehrere Standorte oder Homeoffice: Der Zugriff soll ohne Installation und Netzwerkfreigabe funktionieren.
- Gefahrstoffe und Arbeitsmittel: Betriebsanweisungen und Verzeichnisse sollen zur Gefährdungsbeurteilung passen und gemeinsam aktuell bleiben.
- Viele Maßnahmen: Sie wollen auf einen Blick sehen, was offen, überfällig oder erledigt ist.
- Wenig Zeit: Eine KI, die den gesamten Entwurf vorbereitet, spart mehr Zeit als eine, die einzelne Texte formuliert.
Häufige Fragen
Darf jeder GEDOKU nutzen?
Laut den Nutzungsbedingungen auf der GEDOKU-Seite der VBG ist die Nutzung kostenfrei. Eine VBG-Mitgliedschaft wird dort nicht als Voraussetzung genannt. Die Weitergabe der Software an Dritte ist untersagt.
Gibt es GEDOKU für Mac oder im Browser?
Die VBG nennt als Systemvoraussetzung Windows ab Version 8 (64 Bit) und beschreibt GEDOKU als Offline-Anwendung. Eine Mac- oder Browser-Version wird nicht genannt.
Kann ich von GEDOKU zu einer Software wechseln?
GEDOKU bietet laut VBG Import und Export. Fragen Sie beim Software-Anbieter nach, welche Formate er übernehmen kann. In AMS-Pro können Sie bestehende Gefährdungsbeurteilungen als PDF in die Dokumentenverwaltung hochladen, der KI-Assistent kann sie dort lesen.
Muss ein Betrieb mit weniger als 20 Beschäftigten eine Gefährdungsbeurteilung machen?
Ja. Die Pflicht nach § 5 und § 6 ArbSchG gilt ab dem ersten Beschäftigten. Die 20er-Grenze der DGUV Vorschrift 2 regelt nur, wie die Betreuung durch Betriebsarzt und Fachkraft für Arbeitssicherheit organisiert ist.