Externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit erstellen Gefährdungsbeurteilungen online am effizientesten mit einer mandantenfähigen Software: ein Bereich je Kundenbetrieb, tätigkeitsspezifische Vorlagen oder KI-Entwürfe als Ausgangspunkt und eine Maßnahmenverwaltung über alle Kunden. Die Begehung und die fachliche Prüfung bleiben Ihre Arbeit. Dieser Leitfaden zeigt den rechtlichen Rahmen, den Ablauf und die Kriterien für die Tool-Auswahl.
Kurz gesagt
- Das Gesetz schreibt keine Form vor. § 6 ArbSchG verlangt Unterlagen mit Ergebnis, Maßnahmen und Ergebnis der Überprüfung. Digital ist ebenso zulässig wie Papier.
- Für SiFa-Dienstleister zählt Mandantenfähigkeit: getrennte Daten je Kunde, aber ein Überblick über alle Betriebe.
- Vorlagen und KI sparen Schreibarbeit, ersetzen aber nicht die Begehung und die Anpassung an den Betrieb.
- Eine Gefährdungsbeurteilung ohne Maßnahmenverfolgung ist nur die halbe Arbeit. Wirksamkeitskontrolle verlangt § 3 ArbSchG.
Warum sich die digitale Gefährdungsbeurteilung lohnt
Ein Rechenbeispiel: Betreuen Sie 20 Kundenbetriebe mit je drei bis sechs Arbeitsbereichen, kommen schnell 60 bis 120 Gefährdungsbeurteilungen zusammen, die erstellt und regelmäßig überprüft werden müssen. Jede Stunde, die Sie pro Dokument bei Formatierung, Ablage und Abstimmung sparen, steht für Begehungen und Beratung zur Verfügung.
Dazu kommt der Umfang: Psychische Belastungen müssen seit 2013 ausdrücklich beurteilt werden (§ 5 Abs. 3 Nr. 6 ArbSchG). Mit der neuen DGUV Vorschrift 2 wird die Gefährdungsbeurteilung zudem stärker zur Grundlage dafür, wie viel Betreuung ein Betrieb braucht.
Was eine Online-Lösung für SiFa-Dienstleister leisten sollte:
- Tätigkeitsspezifische Vorlagen oder Entwürfe statt eines generischen Formulars
- Dokumentation, die die Anforderungen nach § 5 und § 6 ArbSchG abbildet
- Zentrale Verwaltung aller Kundenbetriebe und ihrer Gefährdungsbeurteilungen
- Maßnahmenverfolgung mit Verantwortlichen und Fristen
- Nachvollziehbarkeit, wer was wann geändert hat
Der rechtliche Rahmen: Was die Gefährdungsbeurteilung enthalten muss
Ob digital oder auf Papier: § 5 ArbSchG verlangt, dass der Arbeitgeber die Gefährdungen beurteilt und die erforderlichen Maßnahmen ermittelt. § 6 ArbSchG verlangt Unterlagen, aus denen das Ergebnis der Gefährdungsbeurteilung, die festgelegten Maßnahmen und das Ergebnis ihrer Überprüfung hervorgehen. Eine bestimmte Form oder eine Unterschrift schreibt das Gesetz nicht vor.
In der Praxis bewährt haben sich diese Bestandteile:
- Beschreibung der Tätigkeit und des Arbeitsbereichs
- Ermittelte Gefährdungen, orientiert an den Gefährdungsquellen in § 5 Abs. 3 ArbSchG
- Risikobewertung, zum Beispiel nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß
- Schutzmaßnahmen nach dem STOP-Prinzip
- Verantwortliche und Umsetzungsfristen
- Wirksamkeitskontrolle und Termin der nächsten Überprüfung
- Datum und Name der verantwortlichen Person, gegebenenfalls mit Unterschrift
Die Verantwortung für die Gefährdungsbeurteilung bleibt beim Arbeitgeber, auch wenn Sie als externe Fachkraft die Dokumentation erstellen. Wie sich die Rollen verteilen, erklärt der Beitrag Verantwortlichkeiten im Arbeitsschutz.
Online-Gefährdungsbeurteilung: So funktioniert es in der Praxis
Am Beispiel von AMS-Pro sieht der digitale Ablauf so aus:
1. Kundenbetrieb anlegen
Jeder Kundenbetrieb oder Standort ist ein eigener Workspace. Gefährdungsbeurteilungen, Maßnahmen, Verzeichnisse und Dokumente dieses Kunden liegen dort getrennt von den anderen.
2. Tätigkeit beschreiben und Entwurf erstellen
Sie beschreiben die Tätigkeit, zum Beispiel „Lagerarbeit mit Gabelstapler“ oder „Pflegearbeit in der Altenpflege“, oder starten mit einer Vorlage aus der Vorlagenbibliothek. Die KI schlägt Gefährdungen und Schutzmaßnahmen vor.
Der Unterschied zu einem generischen Online-Formular: Die Gefährdungen sind tätigkeitsspezifisch vorbelegt. Eine Beurteilung für Mineralwolleverarbeitung enthält andere Gefährdungen als eine für Bildschirmarbeit.
3. Prüfen, anpassen, freigeben
Sie prüfen den Entwurf, passen ihn an die Gegebenheiten vor Ort an (Raumgröße, Lüftung, besondere Arbeitsmittel) und geben die Gefährdungsbeurteilung frei.
4. Exportieren und ablegen
Die fertige Gefährdungsbeurteilung exportieren Sie als PDF, in Premium auch als Word- oder Excel-Datei. Sie bleibt im Workspace gespeichert, Änderungen protokolliert in Premium ein Audit-Log.
5. Maßnahmen verfolgen
Festgelegte Maßnahmen erhalten Verantwortliche und Fristen. Die Maßnahmenübersicht zeigt, was offen, in Bearbeitung oder erledigt ist, und lässt sich nach Unternehmen filtern.
Was SiFa-Dienstleister besonders brauchen
Einzel-Tools für die Gefährdungsbeurteilung gibt es viele. Externe Fachkräfte brauchen eine mandantenfähige Lösung, die Dutzende Kunden mit jeweils eigenen Beurteilungen, Maßnahmen und Dokumenten verwaltet:
- Getrennte Datenbereiche: Alle Kunden in einer Oberfläche, aber klar voneinander getrennt.
- Übersicht je Kunde: Welche Gefährdungsbeurteilungen existieren, welche müssen überprüft werden?
- Maßnahmen über alle Kunden: Offene Maßnahmen auf einen Blick, hilfreich für Jahresgespräche und Begehungsberichte.
- Nachvollziehbarkeit: Wer hat welche Beurteilung wann erstellt und geändert?
Einen Überblick über Anbieter, Funktionen und Preise gibt der Vergleich von Software für externe Fachkräfte für Arbeitssicherheit.
Häufige Fehler bei der Online-Gefährdungsbeurteilung
Fehler 1: Generische Vorlagen für spezifische Tätigkeiten
Ein allgemeines Formular für „Bürotätigkeit“ deckt die Besonderheiten eines Callcenters mit achtstündigem Headset-Einsatz nicht ab. Achten Sie darauf, dass die Lösung tätigkeitsspezifische Vorlagen bietet oder eine ausreichend genaue Anpassung erlaubt.
Fehler 2: Psychische Belastungen weglassen
Seit 2013 ist die Beurteilung psychischer Belastungen ausdrücklich vorgeschrieben. Viele ältere Excel-Vorlagen berücksichtigen sie nicht systematisch. Prüfen Sie, ob Ihre Lösung Faktoren wie Zeitdruck, emotionale Anforderungen und soziale Beziehungen abfragt. Für die Ermittlung eignet sich ein Fragebogen zu psychischen Belastungen.
Fehler 3: Maßnahmen ohne Wiedervorlage
Eine Gefährdungsbeurteilung wirkt nur, wenn die Maßnahmen umgesetzt und überprüft werden. Eine reine Dokumentenablage ohne Maßnahmenverfolgung löst nur die halbe Aufgabe.
Fehler 4: Keine nachvollziehbare Ablage
Nach einem Arbeitsunfall wird gefragt, welche Gefährdungsbeurteilung wann galt und wer sie freigegeben hat. Eine zentrale Ablage mit Änderungsprotokoll ist dafür deutlich besser geeignet als verstreute Dateien auf einzelnen Rechnern.
Vergleich: Digitale Lösungen für SiFa-Dienstleister
| Merkmal | AMS-Pro | Excel/Word-Vorlage | Klassisches Softwarepaket |
|---|---|---|---|
| Mehrere Kundenbetriebe | Ja, ein Workspace je Betrieb | Manuell, viele Dateien | Je nach Lösung |
| KI-Entwürfe | Ja, plus Vorlagenbibliothek | Nein | Selten |
| Maßnahmenverfolgung | Ja, integriert | Manuell | Je nach Lösung |
| Export | PDF, in Premium auch Word und Excel | Formatierung von Hand | Ja |
| Sofort testbar | Ja, kostenloser Plan | Ja | Meist erst nach Angebot |
| Einrichtungsaufwand | Gering (im Browser) | Keiner | Oft hoch (Installation) |
Digital statt Ordner und Einzeldateien
Entscheidend ist nicht nur das Erstellen der Gefährdungsbeurteilung, sondern das System dahinter: getrennte Kundenbereiche, Maßnahmenverfolgung und eine nachvollziehbare Ablage. Wer das sauber aufsetzt, gewinnt Zeit für Begehungen und Beratung.
